Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Zaisti, aby sa tvoje e-maily čítali

Posledné roky sa e-mail stal kľúčovým nástrojom pre komunikáciu v biznise. Prieskum spoločnosti Sendmail Inc. z roku 2013 zistil, že e-mailová komunikácia spôsobuje napätie, zmätok alebo iné negatívne pocity až u 64% pracovníkov.

Existuje vôbec spôsob ako sa vyhnúť tomu, aby ti e-maily nespôsobovali stres?

V tomto článku sa pozrieme na techniku MAIL BOX, ktorou si dokážeš vytvoriť účinnú stratégiu pri písani e-mailov, aby boli jasné, účinné a úspešne otvorené.


Písanie účinných e-mailov s technikou MAIL BOX

Priemerný administratívny pracovník dostane každý deň približne 80 e-mailov. S týmto objemom pošty môžu byť tvoje správy ľahko prehliadnuté alebo úplne ignorované.

Postupuj podľa jednoduchých pravidiel, aby si oddnes tvoje e-maily ostatní všimli.

  1. Nepíš e-mail
  2. Predmet e-mailu
  3. Obsah e-mailu
  4. Ľudskosť
  5. Kontrola
Mailbox-2
  1. Nepíš e-mail

Jeden z najväčších zdrojov stresu v práci je veľký objem e-mailov, ktoré zamestnanci dostávajú. Takže ešte skôr než si otvoríte nový e-mail a začnete písať meno vášho kolegu, alebo obchodného partnera tak sa opýtajte sami seba: „Je to naozaj potrebné?“

Skúste zvážiť či by ste nemali radšej použiť telefón, osobné stretnutie či IM (instant message – rýchla správa).
E-mail nie je vždy najbezpečnejším nástrojom na komunikáciu hlavne pri preposielaní e-mailov bez toho, aby ste o tom boli uvedomení.
Taktiež sa vyhýbajte zdieľaniu citlivých informácii, alebo osobných údajov.

Predstav si, že Peter je team leader v IT spoločnosti. Potrebuje svojmu členovi tímu oznámiť, že mu nebudú preplatené za tento mesiac všetky nadčasy.
Cez e-mail by sa táto správa podávala o čosi jednoduchšie, ale osobná komunikácia Petrovi pomôže komunikovať s empatiou, súcitom, porozumením a prispôsobením kľúčových slov na základe nálad svojho člena tímu.

  1. Predmet e-mailu

Nadpis v novinách, ktoré čítaš každé ráno na svojom laptope, má dve funkcie: upútať pozornosť a sumarizovať článok, aby si sa rozhodol či si ho prečítaš alebo nie. Predmet tvojho e-mailu by mal urobiť to isté.

E-mail s označením „Bez predmetu“ bude pravdepodobne prehliadnutý alebo zaradený do položky „SPAM“, preto napíš niekoľko dobre vybraných slov, aby si príjemcovi povedal, o čom e-mail je.

Možno budeš chcieť zahrnúť do predmetu dátum, ak sa tvoj e-mail opakuje každý týždeň, ako napríklad report z porady. V prípade, že potrebuješ na svoj e-mail jasnú odpoveď, môžeš vložiť aj tzv. call to action (výzvu na akciu), napríklad „Odpovedzte prosím do 11. decembra.“

Ak by Peter písal e-mail účastníkom strategického týždenného meetingu mohol by napísať aj takýto predmet:

Zlý príklad:   

Predmet:  Strategický meeting


Dobrý
príklad:
Predmet: Strategický Meeting – 8.00 h 19.septembra 2018

  1. Obsah e-mailu

Oslovenie:

Ak kontaktuješ konkrétnu osobu, oslov ju menom. Adresát potom číta e-mail pozornejšie a je aj vyššia pravdepodobnosť, že ti odpíše.


Predstavenie:

Ak píšeš obchodný e-mail, je slušné predstaviť sa: oboznámiť adresáta z akej spoločnosti si, aká je tvoja funkcia vo firme a prečo ich oslovuješ.

Dobrý deň pán Novák.

Dovoľte sa mi na začiatku predstaviť, moje meno je Peter Nový zo spoločnosti Vymyslená firma s.r.o. kde zastávam funkciu Team lídra.

Píšem Vám ohľadom dopytu na outsourcing IT služieb pre vašu firmu.


Jadro e-mailu:

E-maily by mali byť jasné a stručné. Udržuj svoje vety krátke a, ak je to možné, píš v bodoch. Veľmi dobrou pomôckou pri písaní e-mailov je aj nástroj Šablóna komunikácie.


Vizitka:

Samozrejmosťou je podpis respektíve vizitka na konci každého e-mailu.

Formát vizitky by mohol vyzerať takto:

S pozdravom

Peter Novák

Team leader, Vymyslená firma s.r.o.

peter.novak@vymyslenafirma.ke

+ 421 099 999 999

www.vymyslenafirma.ke

  1. Ľudskosť

Ľudia si často myslia, že e-maily môžu byť menej formálne ako tradičné listy. To aké e-maily odosielaš je odrazom tvojej profesionality, hodnoty a pozornosti k detailu, takže určitá úroveň formálnosti nie je na škodu.

  • Neformálny žargón používaj iba vtedy ak druhú stranu dobre poznáš
  • Ak druhú stranu nepoznáš veľmi dobre, vyhni sa používaniu skratiek (btw, lol, SMC...) a emotikonov
  • Nezabudni na pozdrav (S pozdravom, Do skorého videnia, S prianím pekného dňa), je to ľudské a slušné
  • Namiesto reči tela za nás v písomnej komunikácii hovorí voľba slov, dĺžka viet, interpunkcia, veľké písmená a pod.

Príjemcovia sa môžu kedykoľvek rozhodnúť vytlačiť vaše e-maily a zdieľať ich s ostatnými, preto vždy buďte zdvorilí.

Zlý príklad:

Fero

Potrebujem tvoj report do 17:00 ihned, lebo nestihnem svoj dead line.

Peter.

Dobrý príklad:

Serus Fero.

Ďakujem za tvoju tvrdú prácu na reporte. Mohol by som ho prosím prevziať dnes do 17:00 hod., aby som nezmeškal odovzdať spoločnú časť práce v stanovený termín?

Ďakujem veľmi pekne!

S pozdravom Peter.

  1. Kontrola

Ešte pred tým než e-mail odošleš, nájdi si chvíľku na prečítanie a skontrolovanie textu. Dôraz dávaj na pravopisné, gramatické a interpunkčné chyby. Tvoje e-mailové správy sú rovnakou súčasťou tvojho profesionálneho obrazu, tvojej osobnej značky ako oblečenie, ktoré nosíš.

Ak pri čítaní prídeš na to, že niektoré vety sú tzv. vata, radšej ich vymaž, aby bol tvoj e-mail vyčerpávajúci, ale nevyčerpával.

Väčšina z nás trávi významnú časť svojho života čítaním a písaním e-mailov. Preto sa snažme, aby posolstvá, ktoré posielame, neboli pre ostatných mätúce a aby každý e-mail bol pre ostatných darom a potešením.

Zhrnutie:

Postupuj podľa jednoduchých pravidiel, aby si oddnes tvoj e-maily ostatní všimli.

  1. Nepíš e-mail – porozmýšľaj či nie je vhodnejšie zvoliť inú formu komunikácie
  2. Predmet e-mailu – upútaj pozornosť a odhaľ posolstvo e-mailu
  3. Obsah e-mailu – použi šablónu komunikácie
  4. Ľudskosť – daj do emailu slušnosť ako človek človeku
  5. Kontrola – nikdy neposielaj niečo čo si si po sebe aspoň dvakrát neprečítal
Dajte o tejto technike vedieť aj svojim známym:
Download WordPress Themes Free
Premium WordPress Themes Download
Download Premium WordPress Themes Free
Download WordPress Themes
ZG93bmxvYWQgbHluZGEgY291cnNlIGZyZWU=
download xiomi firmware
Download WordPress Themes
free download udemy paid course

PRIHLÁSENIE NA ODBER NÁSTROJOV NA E-MAIL

Nový nástroj každý týždeň?

CHCEM ODOBERAŤ NÁSTROJE

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Vzdelávacia platforma plná soft skills nástrojov patrí pod vzdelávaciu spoločnosť SUVko Coaching, ktorá tieto nástroje preveruje a trénuje vo firemnom vzdelávaní.
Kontaktné údaje
© Copyright 2018 - SUVko s.r.o.  - Všetky práva vyhradené
Scroll Up
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram